Budjetointi kasvun tueksi

Budjetti on taloudellinen suunnitelma, joka auttaa tekemään fiksuja kulutuspäätöksiä tänään ja valmistautumaan huomiseen. Budjetointi auttaa tavoitteiden saavuttamisessa ja varautumaan mahdollisiin tuleviin ongelmiin. En ole tässä nyt antamassa mitään rahansäästöniksejä, vaan kertomassa, että niin pienen kuin suurenkin yrityksen tulisi harrastaa budjetointia edes jossain mittakaavassa.

Budjetti on tavoitteellinen toimintasuunnitelma. Toisin kun moni ajattelee, se ei ole vain ennuste. Yrityksen vastuualueiden ja niiden johdon suoritusta arvioidaan budjettitavoitteiden saavuttamisen perusteella.

Yrityksen budjetointiprosessi voidaan erottaa kahteen osavaiheeseen budjettisuunnitteluun ja -valvontaan. Suunnitteluvaiheessa budjetin laatiminen lähtee liikkeelle siihen liittyvien vaihtoehtojen vertailusta ja analysoinnista. Budjettivalvonta kattaa budjetoitujen ja toteutuneiden arvojen vertailun kyseisen budjettikauden aikana ja sen jälkeen. Valvonnassa kauden toteutunutta suoritusta verrataan budjettiin. Tähän liittyy oleellisena osana analyysi mahdollisista syntyneistä eroista ja niiden syistä. Tarpeen mukaan suunnitellaan mahdolliset tarvittavat korjaavat toimenpiteet.

Budjetit laaditaan kerrallaan yleensä kuukausi- ja kvartaalitasolla kalenterivuodeksi. Budjettien laatiminen konkretisoi yrityksen strategian budjettikauden operatiiviseksi toimintasuunnitelmaksi ja siihen liittyviksi tuotoiksi, kustannuksiksi ja rahavirroiksi.

Monet yritykset käyttävät edelliselle kaudelle tehtyä budjettia tai edelliseltä kaudelta syntyneitä todellisia lukuja uuden budjetin pohjana. Näitä lukuja muutetaan vastaamaan uusia tuotteita, kysyntää, muuttunutta markkinatilannetta, yrityksessä tehtyjä työsopimuksia ja tietenkin yrityksen uutta strategiaa. Olosuhdemuutokset ja budjettipoikkeamat kauden aikana saattavat antaa aiheen päivittää jo hyväksyttyä budjettia loppukauden osalta. Budjettia voidaan myös täydentää viimeisimmällä ennusteella keskeisimpien budjettierien osalta käyttäen todennäköisesti toteutuvia arvoja.  

Budjettieron syntyyn vaikuttavat lukuisat eri tekijät, kuten toimintaympäristön odottamattomat muutokset tai se, että toimintasuunnitelma on ollut epärealistinen tai huonosti harkittu. Yhtenä syynä voi myös olla, ettei toimintasuunnitelmaa ole noudatettu.

Budjetti voidaan laatia rullaavana eli jatkuvana budjettina, jolloin esim. kuukauden mittaisen seurantajakson päättymisen jälkeen budjettikautta pidennetään toisesta päästä niin ikään kuukaudella. Tämä tarkoittaa sitä, että budjettia tehdään jatkuvasti kalenterivuoden aikana ja se ulottuu aina vuoden eteenpäin.

Budjetoinnin onnistumisen kannalta pidetään tärkeänä osallistuvaa budjetointia, jossa vastuualueet laativat omat toimintasuunnitelmansa ja budjettinsa. Lisäksi yrityksen vastuualueet saavat mahdollisuuden vaikuttaa budjettitavoitteidensa asettamiseen. Näin päästään hyödyntämään vastuualueiden johdon erikoisosaamista omasta vastuualueestaan onnistuneen budjetin laadinnassa. Tällä pystytään myös sitouttamaan vastuualueiden johto tavoitteiden saavuttamiseen.

Budjetointi on pääasiassa johdon tehtävä, eikä kirjanpidollinen tehtävä. Kirjanpidon funktio on ainoastaan koota tiedot selkeään ja yhdenmukaiseen muotoon. Budjetointi ei saisi olla vuosittainen toistuva rituaali, vaan sen on selkeästi kytkeydyttävä yrityksen strategian toteutukseen ja yrityksen kehittämiseen.

Budjetointi tuottaa säännöllisesti tietoa yrityksen toiminnasta suhteessa budjettiin ja auttaa siten kohdistamaan huomion mahdollisiin ongelmakohtiin ja muutostarpeisiin jo budjettikauden aikana. Suurissa yrityksissä budjetin laatimisprosessi auttaa selkeyttämään budjetista vastaavien henkilöiden tietämystä yrityksen tavoitteista, rajoitteista ja suunnitelmista sekä heidän omasta roolistaan osana yrityskokonaisuutta.